Super Template Pembukuan UMKM Lengkap: Keuangan, Stok Barang, Hutang Piutang, Kartu stok, Invoice, dan Dashboard Otomatis

Daftar Isi

[ST-001] Template Pembukuan UMKM Lengkap: Keuangan, Stok Barang, Hutang Piutang, Invoice Otomatis - Google Sheets Template by @Daily_Supports

Rp99.900 

(Sekali pembayaran, tanpa biaya langganan)

SUPER TEMPLATE 1 adalah template pembukuan UMKM di Google Spreadsheets dengan 14 sheet saling terhubung otomatis yang mencakup database barang, stok, hutang piutang real‑time, invoice & surat jalan, laporan laba rugi dan arus kas, plus dashboard visual dan komparasi statistik dua periode. Template ini cocok dipakai untuk toko retail, online shop, UMKM dagang, dan usaha kecil lainnya yang ingin mencatat transaksi barang masuk dan keluar, pengeluaran dan pendapatan lainnya, mengelola hutang dan piutang, serta membuat laporan keuangan secara otomatis dalam satu file saja. Template ini dapat digunakan di PC, tablet, maupun HP secara bersamaan.
Dengan 14 sheet yang saling terhubung, semua data transaksi kamu akan langsung tampil otomatis di laporan, dashboard, dan rekap hutang piutang tanpa perlu mengetik ulang. Di sisi kanan setiap sheet, ada petunjuk penggunaan yang jelas, sehingga bahkan untuk pemula sekalipun bisa langsung mengikuti langkah‑langkahnya dengan mudah.

Siapa yang Cocok Menggunakan SUPER TEMPLATE 1?

Template ini cocok untuk:

• Toko retail fisik maupun toko online (online shop)
• UMKM dagang, grosir, reseller, dan toko kelontong
• Usaha F&B yang membutuhkan pencatatan batch dan tanggal kadaluarsa barang
• Pemilik usaha yang ingin memiliki laporan laba rugi, arus kas, dan rekap hutang/piutang yang rapi
• Tim keuangan atau akuntan kecil yang ingin menghemat waktu dalam membuat laporan keuangan rutin

Template ini juga ramah untuk pemula, karena strukturnya sederhana, kolomnya sudah terisi contoh, dan ada penjelasan di samping setiap sheet.

Fitur Utama Super Template Pembukuan UMKM Otomatis 

Dengan 14 sheets yang terintegrasi otomatis,  semua sheet saling terkoneksi—cukup sekali input data, semua halaman akan terupdate otomatis. 

Sheet 1. Database Barang

Sheet ini merupakan tempat kamu mengatur database barang yang digunakan di seluruh template.
Di sini, kamu bisa mengisi data seperti kode barang, nama barang, kategori barang, satuan, harga beli, harga jual, dan keterangan. Jumlah varian barang tidak dibatasi, sehingga kamu bisa menambahkan ratusan atau bahkan ribuan jenis barang sesuai dengan kebutuhan usaha kamu. Semua informasi di sini akan digunakan di sheet transaksi, sehingga nama barang, harga, dan kategori tetap konsisten dan tidak perlu diketik ulang setiap kali transaksi terjadi.

Sheet 2. Pengaturan Dropdown

Sheet ini berfungsi sebagai tempat mengatur semua daftar pilihan dropdown yang akan muncul di seluruh template.
Kamu bisa mengganti, menambah, atau menghapus daftar untuk kategori pendapatan lainnya, kategori pengeluaran lainnya, metode pembayaran, akun keuangan, lokasi penyimpanan barang, daftar pemasok, dan tujuan pengiriman barang. Kamu juga bebas memakai bahasa apa saja, misalnya Indonesia, Inggris, atau kombinasi keduanya, sesuai dengan istilah yang biasa kamu gunakan di usaha kamu.

Sheet 3. Barang Masuk

Sheet ini dipakai untuk mencatat semua transaksi barang masuk, seperti pembelian, retur barang, atau stok awal usaha.
Kolom‑kolom yang tersedia meliputi:

• Tanggal dan nomor transaksi
• Nama barang (pilihan dropdown, otomatis menampilkan kategori dan satuan)
• Jumlah barang dan harga satuan (harga beli dari database, dengan opsi penyesuaian)
• Total nilai transaksi, metode pembayaran, akun keuangan, status pembayaran, jumlah pembayaran, serta sisa hutang yang dihitung otomatis
• Nomor batch, tanggal kadaluarsa, nama pemasok, metode pengiriman, lokasi penyimpanan, status retur, dan catatan

Data di sini akan digunakan untuk menghitung stok, rekap hutang, dan laporan keuangan.

Sheet 4. Barang Keluar

Sheet ini dipakai untuk mencatat transaksi barang keluar, seperti penjualan atau pengiriman ke pelanggan.
Struktur kolomnya mirip dengan sheet barang masuk, tetapi fokusnya untuk penjualan:

• Tanggal dan nomor transaksi
• Nama barang, kategori, dan satuan (otomatis dari database)
• Jumlah barang, harga satuan, dan total nilai transaksi
• Metode pembayaran, akun keuangan, status pembayaran, jumlah pembayaran, serta sisa piutang yang dihitung otomatis
• Nomor batch, tanggal kadaluarsa, tujuan pengiriman, metode pengiriman, lokasi penyimpanan, status retur, dan catatan

Nomor transaksi di sheet ini akan menjadi acuan otomatis untuk membuat invoice dan surat jalan.

Sheet 5. Pengeluaran Keuangan Lainnya

Sheet ini dipakai untuk mencatat pengeluaran usaha yang tidak terkait langsung dengan pembelian barang.
Contoh pengeluaran ini antara lain: biaya sewa, biaya transportasi, biaya listrik, biaya promosi, dan biaya operasional lainnya.
Kolomnya antara lain:

• Tanggal dan deskripsi transaksi (pilihan dropdown)
• Nominal pengeluaran
• Metode pembayaran, akun keuangan, status pembayaran
• Jumlah pembayaran dan sisa hutang yang dihitung otomatis

Data di sini akan ikut masuk ke laporan laba rugi, arus kas, dan rekap hutang.

Sheet 6. Pendapatan Keuangan Lainnya

Sheet ini dipakai untuk mencatat pendapatan yang tidak berasal dari penjualan barang.
Contoh: pendapatan jasa, biaya layanan, komisi, atau jenis pendapatan lain yang masuk ke usaha kamu.
Kolom utamanya antara lain:

• Tanggal dan deskripsi transaksi (pilihan dropdown)
• Nominal pendapatan
• Metode pembayaran, akun keuangan, status pembayaran
• Jumlah pembayaran dan sisa piutang yang dihitung otomatis

Data ini juga ikut muncul di laporan laba rugi, arus kas, dan rekap piutang.

Sheet 7. Rekapitulasi Hutang Otomatis

Sheet ini secara otomatis menarik semua transaksi yang berstatus belum lunas dari sheet barang masuk dan sheet pengeluaran keuangan lainnya.
Di dalamnya terdapat 2 tabel utama:

• Rekapitulasi hutang barang masuk

• Rekapitulasi hutang pengeluaran keuangan lainnya

Untuk setiap transaksi, kamu akan melihat data otomatis seperti tanggal, nomor transaksi, nama barang, kategori, satuan, jumlah, total nilai, jumlah bayar, dan sisa hutang. Di bawahnya, ada kolom transaksi pelunasan, di mana kamu bisa mengisi tanggal, nominal, metode pembayaran, akun keuangan, serta status pelunasan yang otomatis dihitung. Data ini membantu kamu memantau siapa pemasok yang belum dibayar dan seberapa besar hutang yang masih harus dilunasi.

Sheet 8. Rekapitulasi Piutang Otomatis

Sheet ini mirip dengan rekap hutang, hanya saja untuk piutang, yaitu uang yang belum dibayar oleh pelanggan.
Data diambil otomatis dari transaksi barang keluar dan pendapatan keuangan lainnya yang belum lunas atau baru dibayar sebagian.
Sheet ini berisi 2 tabel:

• Rekapitulasi piutang barang keluar

• Rekapitulasi piutang pendapatan keuangan lainnya

Untuk setiap transaksi, kamu akan melihat tanggal, nomor transaksi, nama barang, kategori, satuan, jumlah, total nilai, jumlah bayar, dan sisa piutang. Di bagian bawah, ada kolom pelunasan piutang, di mana kamu bisa mengisi tanggal pembayaran, nominal, metode pembayaran, akun yang digunakan, dan status pelunasan yang otomatis terupdate.

Sheet 9. Inventaris Jumlah Stok Barang Otomatis

Sheet ini menampilkan inventaris stok barang secara otomatis, baik secara global maupun per lokasi penyimpanan.
Data disusun berdasarkan kode barang, nama barang, dan nomor batch, sehingga kamu bisa melihat:

• Total barang masuk dan keluar
• Barang yang sudah terkirim, belum terkirim, dan retur
• Stok akhir untuk setiap barang, serta status stok (kosong, sedikit, atau tersedia)

Sheet ini terdiri dari 2 tabel utama:

• Inventaris stok barang global (tanpa filter lokasi)

• Inventaris stok barang per lokasi penyimpanan, sehingga kamu bisa memantau stok di gudang, toko, atau cabang tertentu dengan lebih rapi.

Sheet 10. Kartu Stok Barang Otomatis

Sheet ini menggabungkan semua transaksi menjadi bentuk kartu stok, seperti “buku besar stok” manual.
Ada 3 tabel di dalamnya:

• Kartu stok barang global (semua transaksi, tanpa perbedaan lokasi)
• Kartu stok barang per lokasi
• Kartu stok barang per lokasi dan per nomor batch

Setiap baris transaksi menampilkan tanggal, nomor transaksi, total nilai transaksi, pemasok atau tujuan barang, lokasi penyimpanan, jumlah barang masuk atau keluar, serta stok akhir setelah transaksi tersebut. Dengan kartu stok, kamu bisa melacak pergerakan stok barang sejak pertama kali masuk sampai terjual atau keluar.

Sheet 11. Invoice dan Surat Jalan Otomatis

Sheet ini dipakai untuk membuat invoice dan surat jalan secara otomatis, tanpa perlu mengetik ulang data.
Kamu cukup memilih nomor transaksi yang sudah ada di sheet barang keluar, lalu data barang, jumlah, harga, dan total nilai transaksi akan muncul otomatis di:

• Invoice otomatis
• Invoice piutang (untuk transaksi yang belum dibayar lunas)
• Surat jalan otomatis, yang berisi nama barang, satuan, dan jumlah barang untuk keperluan pengiriman

Invoice bisa langsung dicetak atau diunduh sebagai PDF, dan bisa langsung dikirimkan ke pelanggan sebagai bukti transaksi resmi.

Sheet 12. Laporan Arus Kas dan Laba Rugi Keuangan Usaha Otomatis

Sheet ini menggabungkan semua data transaksi menjadi laporan keuangan resmi: laba rugi dan arus kas.
Data diambil otomatis dari sheet barang masuk, barang keluar, pendapatan lainnya, pengeluaran lainnya, hutang, dan piutang. Kamu bisa mengatur tanggal awal dan akhir periode sendiri, sehingga laporan ini bisa dijadikan laporan harian, mingguan, bulanan, triwulan, atau tahunan tanpa perlu mengganti file. Laporan dibagi menjadi 3 bagian utama: barang masuk–keluar, pendapatan lainnya, dan pengeluaran lainnya, sehingga tampilannya rapi dan mudah dibaca.

Sheet 13. Dashboard Visual Otomatis

Sheet ini menampilkan dashboard visual lengkap dalam bentuk angka dan grafik, berdasarkan transaksi yang kamu catat.
Dashboard ini dapat menampilkan data untuk dua periode sekaligus, sehingga kamu bisa membandingkan misalnya bulan ini dengan bulan sebelumnya. Data yang ditampilkan antara lain: laba rugi, arus kas, nilai barang masuk, nilai barang keluar, pendapatan lainnya, pengeluaran lainnya, sisa piutang, sisa hutang, serta nilai transaksi per tanggal.

Grafik yang tersedia meliputi:

• Nominal barang masuk dan keluar per tanggal
• Nominal transaksi lainnya per tanggal
• Saldo akhir per akun keuangan
• Total nilai transaksi per lokasi penyimpanan
• Top 5 dan bottom 5 untuk barang masuk dan keluar, transaksi pendapatan dan pengeluaran lainnya, serta barang retur per periode.

Sheet 14. Komparasi Statistik Otomatis

Sheet ini berfungsi untuk analisis yang lebih mendalam dengan membandingkan dua periode yang berbeda.

Data diambil otomatis dari semua sheet transaksi, lalu disusun dalam beberapa tabel komparasi, antara lain:

• Perbandingan jumlah barang masuk dan keluar, jumlah transaksi, nilai barang masuk dan keluar, jumlah retur, serta laba rugi untuk tiap barang dan nomor batch
• Perbandingan nominal pendapatan lainnya dan sisa piutang per kategori
• Perbandingan nominal pengeluaran lainnya dan sisa hutang per kategori
• Perbandingan nilai transaksi barang masuk per pemasok barang dan sisa hutang
• Perbandingan nilai transaksi barang keluar per tujuan barang dan sisa piutang
• Perbandingan nilai barang masuk, barang keluar, pengeluaran lainnya, dan pendapatan lainnya per akun keuangan, termasuk saldo akhirnya
• Perbandingan nilai transaksi per tanggal untuk dua periode

Dengan sheet ini, kamu bisa melihat perubahan performa usaha dari waktu ke waktu, mengidentifikasi barang yang paling laris, biaya yang paling besar, atau pelanggan yang paling sering bertransaksi.

Keunggulan Super Template Pembukuan UMKM Lengkap di Google Spreadsheets

• 14 sheet terintegrasi dalam satu file Google Sheets, semua data saling terhubung secara otomatis
• Tidak ada batasan jumlah barang dan transaksi; kamu bisa menambahkan barang baru atau mencatat transaksi sebanyak yang kamu inginkan
• Hutang dan piutang otomatis, dengan rekap dan kolom pelunasan yang selalu terupdate real‑time
• Filter periode bebas untuk laporan laba rugi, arus kas, dan dashboard; bisa harian, mingguan, bulanan, triwulan, atau tahunan
• Dashboard visual dan komparasi statistik yang memudahkan kamu melihat tren dan membuat keputusan bisnis
• Petunjuk penggunaan tersedia di sisi kanan pada setiap sheet, jadi pemula pun bisa langsung mengikuti langkah‑langkahnya dengan mudah
• Mudah diatur ulang jika kamu ingin mengganti kategori, akun keuangan, atau istilah yang biasa kamu gunakan dalam bisnis kamu.
• Bisa digunakan secara multi-device melalui PC/Laptop, tablet/Ipad, dan HP android/Iphone.
• File akan tersimpan secara aman di google drive pribadi user dan hanya bisa diakses oleh user sendiri, creator dan user lain tidak dapat melihatnya.

Mengapa Super Template UMKM Ini Penting untuk Bisnis Kamu?

Template ini akan sangat membantu kamu mengelola manajemen usahamu karena mampu untuk:

• Mencatat transaksi barang masuk dan keluar lengkap dengan batch, tanggal kadaluarsa, dan lokasi penyimpanan
• Mencatat pengeluaran keuangan lainnya dan pendapatan keuangan lainnya di luar transaksi barang
• Menyusun rekap hutang otomatis dari barang masuk dan pengeluaran lainnya, beserta kolom pelunasan
• Menyusun rekap piutang otomatis dari barang keluar dan pendapatan lainnya, juga dengan kolom pelunasan
• Membuat inventaris stok barang global dan per lokasi penyimpanan, termasuk status stok (kosong, sedikit, atau tersedia)
• Menyusun kartu stok barang global, per lokasi, dan per lokasi + nomor batch
• Membuat invoice dan surat jalan otomatis berdasarkan nomor transaksi barang keluar
• Menyusun laporan arus kas dan laba rugi otomatis untuk periode yang bisa kamu atur sendiri
• Menyusun dashboard visual dengan komparasi dua periode, serta grafik nilai transaksi, saldo akun, total per lokasi, dan top 5 / bottom 5
• Menyusun komparasi statistik otomatis untuk dua periode, mencakup barang, pemasok, tujuan, akun, dan tanggal.

Cara Menggunakan Super Template UMKM Otomatis di Google Sheets

• Buat salinan file template

Buka link akses SUPER TEMPLATE 1, lalu buat salinan ke Google Drive kamu. Pastikan kamu sedang login dengan akun Google yang akan dipakai untuk mengelola keuangan usaha.

• Atur database dan dropdown

Masuk ke Sheet 1. Database Barang dan sesuaikan data barang kamu: kode barang, nama barang, kategori, satuan, harga beli, harga jual, dan keterangan.

Pindah ke Sheet 2. Pengaturan Dropdown dan sesuaikan kategori pendapatan lainnya, kategori pengeluaran lainnya, metode pembayaran, akun keuangan, lokasi, pemasok, dan tujuan pengiriman.

• Mulai mencatat transaksi

Catat barang masuk di Sheet 3 dan barang keluar di Sheet 4, lengkap dengan tanggal, nomor transaksi, nama barang, jumlah, harga, dan metode pembayaran.

Catat pengeluaran lainnya di Sheet 5 dan pendapatan lainnya di Sheet 6.

• Gunakan rekap hutang dan piutang

Buka Sheet 7. Rekapitulasi Hutang Otomatis dan Sheet 8. Rekapitulasi Piutang Otomatis untuk melihat transaksi yang belum lunas.

Saat ada pelunasan, isi kolom pelunasan (tanggal, nominal, metode pembayaran, akun keuangan); status dan sisa otomatis terupdate.

• Pantau stok dan laporan

Buka Sheet 9. Inventaris Stok Barang Otomatis dan Sheet 10. Kartu Stok Barang Otomatis untuk melihat posisi stok.

Buka Sheet 12. Laporan Arus Kas dan Laba Rugi dan Sheet 13. Dashboard Visual Otomatis untuk melihat laporan keuangan.

• Buat invoice dan surat jalan

Pilih nomor transaksi barang keluar di Sheet 4, lalu buka Sheet 11 untuk melihat invoice dan surat jalan otomatis yang siap dicetak atau di‑PDF.

Semua petunjuk penggunaan tersedia di sisi kanan setiap sheet, jadi kamu bisa mengikuti langkah‑langkah sesuai urutan yang disarankan.

Manfaat Utama Penggunaan Super Template Pembukuan UMKM Lengkap Otomatis

• Menghemat waktu pencatatan dan pembuatan laporan keuangan, karena banyak data sudah otomatis
• Mengurangi risiko kesalahan pencatatan dengan penggunaan dropdown, rumus, dan rekap otomatis
• Memudahkan kontrol stok dan arus kas, karena stok, hutang, dan piutang selalu terupdate real‑time
• Memudahkan pengambilan keputusan bisnis lewat dashboard visual dan komparasi statistik
• Cocok untuk skala kecil hingga menengah, karena tidak ada batasan jumlah barang dan transaksi
• Mendukung growth usaha kamu dengan data yang terstruktur dan siap di‑review saat diperlukan (misalnya untuk ajukan pinjaman atau review keuangan tahunan).

Cara Mengakses Super Template Pembukuan UMKM All-in-One

Untuk mulai menggunakan template, kamu cukup membuka link akses yang dikirimkan ke email, lalu membuat salinan (Make a copy) ke akun Google Drive pribadi atau bisnis kamu. Setelah file tersalin, kamu dapat langsung melakukan pengaturan awal dan mulai memasukkan data transaksi.

Disarankan menggunakan perangkat dengan layar yang cukup lebar seperti laptop atau desktop, terutama untuk analisis dashboard dan pembuatan laporan. Namun, template dapat diakses melalui smartphone jika kamu hanya perlu melihat ringkasan data secara cepat. Pastikan koneksi internet stabil agar semua formula dan dashboard berfungsi dengan optimal.

FAQ – Pertanyaan Sering Diajukan

1. Apakah template ini cocok untuk pemula yang belum paham banyak soal akuntansi?

Ya, cocok untuk pemula.

• Struktur sheet sudah rapi dan terurut,
• Ada petunjuk penggunaan di sisi kanan setiap sheet,
• Pengisian cukup mengikuti kolom yang sudah ada tanpa perlu menghitung manual.

2. Bisa atau tidak mencatat barang dengan batch dan tanggal kadaluarsa?

Bisa, bahkan jadi salah satu fitur utama.

Di Sheet 3. Barang Masuk dan Sheet 4. Barang Keluar, ada kolom no batch dan tanggal kadaluarsa.

Data tersebut ikut masuk ke inventaris stok dan kartu stok, sehingga kamu bisa memantau barang kadaluarsa dan batch tertentu.

3. Apakah bisa ganti nama kategori, akun, atau bahasa yang dipakai?

Bisa sepenuhnya.

Di Sheet 2. Pengaturan Dropdown, kamu bisa mengganti, menambah, atau menghapus daftar kategori, metode pembayaran, akun keuangan, lokasi, pemasok, dan tujuan sesuai kebutuhan.

Kamu bebas menggunakan bahasa Indonesia, Inggris, atau kombinasi, asalkan tidak mengubah struktur rumus di kolom lain.

4. Bagaimana caranya membandingkan dua periode di dashboard?

Di Sheet 13. Dashboard Visual Otomatis dan Sheet 14. Komparasi Statistik Otomatis, kamu bisa mengisi dua rentang tanggal: periode 1 dan periode 2.

Semua data otomatis terupdate, lalu kamu bisa lihat perbandingan laba rugi, nilai transaksi, top 5 / bottom 5, dan sebagainya untuk dua periode tersebut.

5. Apakah template bisa dipakai untuk lebih dari satu toko/cabang?

Bisa, asalkan kamu mengelolanya dengan cara:

• Gunakan kolom lokasi penyimpanan untuk membedakan gudang atau toko,
• Atau, jika transaksi tiap cabang sangat berbeda, kamu bisa membuat satu salinan file per cabang tetapi tetap pakai desain template yang sama.

6. Bagaimana kalau terjadi error atau rumus tidak muncul?

Jika ada error, sebaiknya jangan menghapus atau memindahkan kolom yang berisi rumus otomatis, karena dapat mengganggu alur perhitungan.

Untuk kendala teknis, kamu bisa menghubungi lewat chat pribadi yang disebutkan di deskripsi template untuk bantuan, revisi, atau penjelasan teknis lebih lanjut.

7. Apakah dashboard bisa diakses secara real-time?

Ya, dashboard terupdate secara real-time. Setiap kali kamu memasukkan transaksi baru atau melakukan perubahan di sheet input, dashboard akan langsung menampilkan data terbaru tanpa perlu refresh manual. Ini memungkinkan kamu untuk memantau kesehatan keuangan bisnis secara instan.

8. Apakah template mendukung multi-user / kolaborasi?

Ya, karena berbasis Google Sheets, template ini mendukung kolaborasi real-time dengan multiple users. Kamu bisa membagikan file dengan tim keuangan atau manajemen, mengatur izin akses (view, comment, edit), dan semua orang dapat bekerja pada file yang sama secara bersamaan tanpa konflik data.

9. Apakah template mendukung penggunaan di multi-device?

Ya,template ini dapat diakses secara bersamaan di berbagai perangkat, selama setiap perangkat menggunakan akun Gmail yang memiliki izin untuk membuka file tersebut dan terhubung ke internet. Template ini dapat digunakan di PC, tablet, maupun HP.